北京大学日本校友会第8届理事会第3次会议纪要 时间:2016年1月30日(星期六)14:20—16:00 地点:東京大学本郷キャンパス産学連携本部2階201会議室 主持人:任杰 记录:姜晋如 议题1 理事会和事务局交接
三人于1月14日到前会长刘甚秋的办公室完成了交接。共收到账目单、捐款信息、存折复印件、校友会印章,并由姜晋如写了印章收条交给刘甚秋。 账目余额为56万多日元。被告知如账目没问题就可以日后汇款。 下一步:作为汇款的前提,需要向刘甚秋出具基金会帐目和存折记录的PDF文件。 交接尚未完成。
委托史志强前往前事务局长叶阳处取回了校友会存折等,完成交接。 议题2 财务管理(张鹏、任杰) 目前共有以下3个账户: a.校友会主账户:名义人 姜晋如 b.事务局专用对外支付账户:名义人 任杰 c.前理事会遗留账户:名义人 佐佐木芳邦 基金会一共有余额562,846日元,事务局有余额6万9千日元,一共约63万余日元。 议题3 校友会章程修改(史志强、李一、徐博晨、顾营安) 已经制定好修改计划。 a.4人各负责十几条条款的修改。每三个月汇报一次。 b.4月份将提交初稿,请所有理事提出修改意见。 c.提出初稿时,应有新旧章程的对比,并标明修改原因或理由。 d.7月份定稿。 下一步:4月份提交初稿。 议题4 经费募集(赵长明、佐佐木芳邦、程卫) 正式募集尚未开始,目前只是重点筹集了新春联欢会用款。其中张兴为新春联欢会从FiNC有限公司募集到一笔大约12万日元的捐款。 在筹集过程中听到了两种意见。
下一步:由理事会制定年度计划,以此为基础安排筹资工作。 议题5 IT管理 (李一、张磊、邱迪) 范围包括内部网、微信群、微信公众平台、QQ群、微博、Facebook、PKUAA网站等。目前已经和PKAUU前任管理员刘超做了交接,现在可以以校友会名义对网站进行管理和更新。 微信群入群标准需要制定,非北大校友的家属不能进入,已加入者应完成实名登记,在完成标准修改后需要请非校友者、或不符合标准者离开微信群。为此应先制作应该清理的名单。 下一步:因项目繁多,首先制作进度管理用的列表,便于报告和其他理事确认目前的进度。 议题6 与筹委会聚餐 (张鹏) 佐佐木理事愿意承担筹委会餐费。鉴于餐费已经支付给饭店,其余参加聚餐的理事按社会人3000日元、学生1500日元分摊。 议题7 校友会会志 (郑黄燕、晨蕾) 类似校友会工作日志,主要是为了将校友会各项活动的工作内容做一个整理记录,以便于今后开展活动时有参考依据,便于操作。 下一步:3月份将先把迎新会的相关内容整理出来。 议题8 分会联络 (张兴、顾营安) 目前校友会共有筑波、医学、关西三个分会。打算先理清各分会和总会的关系,2月分将与各分会会长联系了解现状和今后的打算。今后可以考虑由总会支持分会开展活动或共享,并将分会的活动写进会志中。 下一步:2月分将与各分会会长联系了解现状和今后的打算。 议题9 与北大校友总会的联络 (姜晋如、郑黄燕) 由姜晋如作为与总会联络的联系人,主要工作有:
下一步:建立赴日新生加入微信群的工作机制。 议题10 事务局工作 (任杰、史志强、邱迪) 因各成员最近忙于筹备新春联欢会,尚未协商事务局工作。 春节后将制定年度计划,并优先进行事务局志愿者的招新工作。
下一步:制定年度计划,优先进行事务局招新。 议题11 改善工作效率 (李一、任杰、邱迪、史志强、张磊) 目前的主要进展是,由史志强做了一个理事会工作用的内部网。
今后计划先对理事做问卷调查,之后由李一组织分工在内部网基础上进行效率改善。 今后理事会议事在会下比重会加大,同样要遵循少数服从多数的原则。 下一步:
议题12 下次理事会 目前为每月一次。下次会议暂定2月底、3月初。地点暂定和本次会议相同。具体内容由下次负责人张鹏和张磊另行通知。 (注:纪要执笔者为姜晋如) |
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