北京大学日本校友会第8届理事会第3次会议纪要

时间：2016年1月30日（星期六）14：20—16：00

地点：東京大学本郷キャンパス産学連携本部2階201会議室

主持人：任杰

记录：姜晋如

议题1  理事会和事务局交接

1. 理事会交接 （姜晋如、程卫、郑黄燕）

三人于1月14日到前会长刘甚秋的办公室完成了交接。共收到账目单、捐款信息、存折复印件、校友会印章，并由姜晋如写了印章收条交给刘甚秋。

账目余额为56万多日元。被告知如账目没问题就可以日后汇款。

下一步：作为汇款的前提，需要向刘甚秋出具基金会帐目和存折记录的PDF文件。

交接尚未完成。

2. 事务局交接（郑黄燕）

委托史志强前往前事务局长叶阳处取回了校友会存折等，完成交接。

议题2  财务管理（张鹏、任杰）

       目前共有以下3个账户：

        a．校友会主账户：名义人 姜晋如

b．事务局专用对外支付账户：名义人 任杰

c．前理事会遗留账户：名义人 佐佐木芳邦

基金会一共有余额562，846日元，事务局有余额6万9千日元，一共约63万余日元。

议题3  校友会章程修改（史志强、李一、徐博晨、顾营安）

       已经制定好修改计划。

a．4人各负责十几条条款的修改。每三个月汇报一次。

b．4月份将提交初稿，请所有理事提出修改意见。

c．提出初稿时，应有新旧章程的对比，并标明修改原因或理由。

d．7月份定稿。

下一步：4月份提交初稿。

议题4  经费募集（赵长明、佐佐木芳邦、程卫）

       正式募集尚未开始，目前只是重点筹集了新春联欢会用款。其中张兴为新春联欢会从FiNC有限公司募集到一笔大约12万日元的捐款。

在筹集过程中听到了两种意见。

1. 不愿意对这种不定期的零散活动捐款，但愿意给校友会年度计划中的活动捐款。

2. 匿名前提下愿意捐款。

下一步：由理事会制定年度计划，以此为基础安排筹资工作。

议题5  IT管理 (李一、张磊、邱迪)

       范围包括内部网、微信群、微信公众平台、QQ群、微博、Facebook、PKUAA网站等。目前已经和PKAUU前任管理员刘超做了交接，现在可以以校友会名义对网站进行管理和更新。

       微信群入群标准需要制定，非北大校友的家属不能进入，已加入者应完成实名登记，在完成标准修改后需要请非校友者、或不符合标准者离开微信群。为此应先制作应该清理的名单。

下一步：因项目繁多，首先制作进度管理用的列表，便于报告和其他理事确认目前的进度。

议题6  与筹委会聚餐 （张鹏）

       佐佐木理事愿意承担筹委会餐费。鉴于餐费已经支付给饭店，其余参加聚餐的理事按社会人3000日元、学生1500日元分摊。

议题7  校友会会志 （郑黄燕、晨蕾）

类似校友会工作日志，主要是为了将校友会各项活动的工作内容做一个整理记录，以便于今后开展活动时有参考依据，便于操作。

下一步：3月份将先把迎新会的相关内容整理出来。

议题8  分会联络 （张兴、顾营安）

       目前校友会共有筑波、医学、关西三个分会。打算先理清各分会和总会的关系，2月分将与各分会会长联系了解现状和今后的打算。今后可以考虑由总会支持分会开展活动或共享，并将分会的活动写进会志中。

下一步：2月分将与各分会会长联系了解现状和今后的打算。

议题9  与北大校友总会的联络 （姜晋如、郑黄燕）

       由姜晋如作为与总会联络的联系人，主要工作有：

1. 更新在总会备案的组织信息

2. 总会发来联络事项时，向理事会汇报，然后进行处理。

3. 小事可在汇报后自行处理，大事需要和理事会讨论决定。

下一步：建立赴日新生加入微信群的工作机制。

议题10 事务局工作 （任杰、史志强、邱迪）

       因各成员最近忙于筹备新春联欢会，尚未协商事务局工作。

春节后将制定年度计划，并优先进行事务局志愿者的招新工作。

1. 可以沿用新年会的模式，所有志愿者在一个微信群里，大家自愿认领工作。

2. 每个理事都可以招募志愿者，提供信息给任杰。

下一步：制定年度计划，优先进行事务局招新。

议题11 改善工作效率 （李一、任杰、邱迪、史志强、张磊）

       目前的主要进展是，由史志强做了一个理事会工作用的内部网。

1. 需要每人登记一个google账号

2. 各项工作相关文件放在里面

3. 今后将发布教程，教会大家使用内部网，

4. 将增加跟踪更新、发放提醒到每人邮箱的功能，回复邮件即可更新讨论内容。

5. 微信群里的讨论也应该放到内部网上。

今后计划先对理事做问卷调查，之后由李一组织分工在内部网基础上进行效率改善。

       今后理事会议事在会下比重会加大，同样要遵循少数服从多数的原则。

下一步：

1. 由李一组织对理事的问卷调查

2. 没有google账号的理事申请google账号，由史志强添加内部网的编辑权限。

议题12 下次理事会

       目前为每月一次。下次会议暂定2月底、3月初。地点暂定和本次会议相同。具体内容由下次负责人张鹏和张磊另行通知。

（注：纪要执笔者为姜晋如）