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第8届理事会第3次会议纪要

发布者:张磊,发布时间:2016年2月20日 上午5:22   [ 更新时间:2016年2月20日 上午5:23 ]

北京大学日本校友会第8届理事会第3次会议纪要


时间:2016年1月30日(星期六)14:20—16:00

地点:東京大学本郷キャンパス産学連携本部2階201会議室

主持人:任杰

记录:姜晋如


议题1  理事会和事务局交接

  1. 理事会交接 (姜晋如、程卫、郑黄燕

三人于1月14日到前会长刘甚秋的办公室完成了交接。共收到账目单、捐款信息、存折复印件、校友会印章,并由姜晋如写了印章收条交给刘甚秋。

账目余额为56万多日元。被告知如账目没问题就可以日后汇款。

下一步:作为汇款的前提,需要向刘甚秋出具基金会帐目和存折记录的PDF文件。

交接尚未完成。

  1. 事务局交接(郑黄燕

委托史志强前往前事务局长叶阳处取回了校友会存折等,完成交接。


议题2  财务管理(张鹏、任杰

       目前共有以下3个账户:

        a.校友会主账户:名义人 姜晋如

b.事务局专用对外支付账户:名义人 任杰

c.前理事会遗留账户:名义人 佐佐木芳邦

基金会一共有余额562,846日元,事务局有余额6万9千日元,一共约63万余日元。


议题3  校友会章程修改(史志强、李一、徐博晨、顾营安

       已经制定好修改计划。

a.4人各负责十几条条款的修改。每三个月汇报一次。

b.4月份将提交初稿,请所有理事提出修改意见。

c.提出初稿时,应有新旧章程的对比,并标明修改原因或理由。

d.7月份定稿。

下一步:4月份提交初稿。


议题4  经费募集(赵长明、佐佐木芳邦、程卫

       正式募集尚未开始,目前只是重点筹集了新春联欢会用款。其中张兴为新春联欢会从FiNC有限公司募集到一笔大约12万日元的捐款。

在筹集过程中听到了两种意见。

  1. 不愿意对这种不定期的零散活动捐款,但愿意给校友会年度计划中的活动捐款。

  2. 匿名前提下愿意捐款。

下一步:由理事会制定年度计划,以此为基础安排筹资工作。


议题5  IT管理 (李一、张磊、邱迪)

       范围包括内部网、微信群、微信公众平台、QQ群、微博、Facebook、PKUAA网站等。目前已经和PKAUU前任管理员刘超做了交接,现在可以以校友会名义对网站进行管理和更新。

       微信群入群标准需要制定,非北大校友的家属不能进入,已加入者应完成实名登记,在完成标准修改后需要请非校友者、或不符合标准者离开微信群。为此应先制作应该清理的名单。

下一步:因项目繁多,首先制作进度管理用的列表,便于报告和其他理事确认目前的进度。


议题6  与筹委会聚餐 (张鹏

       佐佐木理事愿意承担筹委会餐费。鉴于餐费已经支付给饭店,其余参加聚餐的理事按社会人3000日元、学生1500日元分摊。


议题7  校友会会志 (郑黄燕、晨蕾

类似校友会工作日志,主要是为了将校友会各项活动的工作内容做一个整理记录,以便于今后开展活动时有参考依据,便于操作。

下一步:3月份将先把迎新会的相关内容整理出来。


议题8  分会联络 (张兴、顾营安

       目前校友会共有筑波、医学、关西三个分会。打算先理清各分会和总会的关系,2月分将与各分会会长联系了解现状和今后的打算。今后可以考虑由总会支持分会开展活动或共享,并将分会的活动写进会志中。

下一步:2月分将与各分会会长联系了解现状和今后的打算。


议题9  与北大校友总会的联络 (姜晋如、郑黄燕

       由姜晋如作为与总会联络的联系人,主要工作有:

  1. 更新在总会备案的组织信息

  2. 总会发来联络事项时,向理事会汇报,然后进行处理。

  3. 小事可在汇报后自行处理,大事需要和理事会讨论决定。

下一步:建立赴日新生加入微信群的工作机制。


议题10 事务局工作 (任杰、史志强、邱迪

       因各成员最近忙于筹备新春联欢会,尚未协商事务局工作。

春节后将制定年度计划,并优先进行事务局志愿者的招新工作。

  1. 可以沿用新年会的模式,所有志愿者在一个微信群里,大家自愿认领工作。

  2. 每个理事都可以招募志愿者,提供信息给任杰。

下一步:制定年度计划,优先进行事务局招新。


议题11 改善工作效率 (李一、任杰、邱迪、史志强、张磊

       目前的主要进展是,由史志强做了一个理事会工作用的内部网。

  1. 需要每人登记一个google账号

  2. 各项工作相关文件放在里面

  3. 今后将发布教程,教会大家使用内部网,

  4. 将增加跟踪更新、发放提醒到每人邮箱的功能,回复邮件即可更新讨论内容。

  5. 微信群里的讨论也应该放到内部网上。

今后计划先对理事做问卷调查,之后由李一组织分工在内部网基础上进行效率改善。

       今后理事会议事在会下比重会加大,同样要遵循少数服从多数的原则。

下一步:

  1. 由李一组织对理事的问卷调查

  2. 没有google账号的理事申请google账号,由史志强添加内部网的编辑权限。


议题12 下次理事会

       目前为每月一次。下次会议暂定2月底、3月初。地点暂定和本次会议相同。具体内容由下次负责人张鹏和张磊另行通知。


(注:纪要执笔者为姜晋如)


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