北京大学日本校友会第8届理事会第3次会议纪要 时间：2016年1月30日（星期六）14：20—16：00 地点：東京大学本郷キャンパス産学連携本部2階201会議室 主持人：任杰 记录：姜晋如 议题1 理事会和事务局交接
三人于1月14日到前会长刘甚秋的办公室完成了交接。共收到账目单、捐款信息、存折复印件、校友会印章，并由姜晋如写了印章收条交给刘甚秋。 账目余额为56万多日元。被告知如账目没问题就可以日后汇款。 下一步：作为汇款的前提，需要向刘甚秋出具基金会帐目和存折记录的PDF文件。 交接尚未完成。
委托史志强前往前事务局长叶阳处取回了校友会存折等，完成交接。 议题2 财务管理（张鹏、任杰） 目前共有以下3个账户： a．校友会主账户：名义人 姜晋如 b．事务局专用对外支付账户：名义人 任杰 c．前理事会遗留账户：名义人 佐佐木芳邦 基金会一共有余额562，846日元，事务局有余额6万9千日元，一共约63万余日元。 议题3 校友会章程修改（史志强、李一、徐博晨、顾营安） 已经制定好修改计划。 a．4人各负责十几条条款的修改。每三个月汇报一次。 b．4月份将提交初稿，请所有理事提出修改意见。 c．提出初稿时，应有新旧章程的对比，并标明修改原因或理由。 d．7月份定稿。 下一步：4月份提交初稿。 议题4 经费募集（赵长明、佐佐木芳邦、程卫） 正式募集尚未开始，目前只是重点筹集了新春联欢会用款。其中张兴为新春联欢会从FiNC有限公司募集到一笔大约12万日元的捐款。 在筹集过程中听到了两种意见。
下一步：由理事会制定年度计划，以此为基础安排筹资工作。 议题5 IT管理 (李一、张磊、邱迪) 范围包括内部网、微信群、微信公众平台、QQ群、微博、Facebook、PKUAA网站等。目前已经和PKAUU前任管理员刘超做了交接，现在可以以校友会名义对网站进行管理和更新。 微信群入群标准需要制定，非北大校友的家属不能进入，已加入者应完成实名登记，在完成标准修改后需要请非校友者、或不符合标准者离开微信群。为此应先制作应该清理的名单。 下一步：因项目繁多，首先制作进度管理用的列表，便于报告和其他理事确认目前的进度。 议题6 与筹委会聚餐 （张鹏） 佐佐木理事愿意承担筹委会餐费。鉴于餐费已经支付给饭店，其余参加聚餐的理事按社会人3000日元、学生1500日元分摊。 议题7 校友会会志 （郑黄燕、晨蕾） 类似校友会工作日志，主要是为了将校友会各项活动的工作内容做一个整理记录，以便于今后开展活动时有参考依据，便于操作。 下一步：3月份将先把迎新会的相关内容整理出来。 议题8 分会联络 （张兴、顾营安） 目前校友会共有筑波、医学、关西三个分会。打算先理清各分会和总会的关系，2月分将与各分会会长联系了解现状和今后的打算。今后可以考虑由总会支持分会开展活动或共享，并将分会的活动写进会志中。 下一步：2月分将与各分会会长联系了解现状和今后的打算。 议题9 与北大校友总会的联络 （姜晋如、郑黄燕） 由姜晋如作为与总会联络的联系人，主要工作有：
下一步：建立赴日新生加入微信群的工作机制。 议题10 事务局工作 （任杰、史志强、邱迪） 因各成员最近忙于筹备新春联欢会，尚未协商事务局工作。 春节后将制定年度计划，并优先进行事务局志愿者的招新工作。
下一步：制定年度计划，优先进行事务局招新。 议题11 改善工作效率 （李一、任杰、邱迪、史志强、张磊） 目前的主要进展是，由史志强做了一个理事会工作用的内部网。
今后计划先对理事做问卷调查，之后由李一组织分工在内部网基础上进行效率改善。 今后理事会议事在会下比重会加大，同样要遵循少数服从多数的原则。 下一步：
议题12 下次理事会 目前为每月一次。下次会议暂定2月底、3月初。地点暂定和本次会议相同。具体内容由下次负责人张鹏和张磊另行通知。 （注：纪要执笔者为姜晋如） |
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