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北京大学日本校友会章程(2015草案)

北京大学日本校友会章程
(草案)

 
第一章  总则 
 
第一条 
本会名为:北京大学日本校友会(英文名:Peking University Alumni Association in Japan)。 
 
第二条 
本会为北京大学在日本的中国人、日本人及其他国籍校友自发成立的非政治性、非盈利性的社会团体。 
 
第三条
本会是北京大学及北京大学校友总会正式承认的在日校友会组织。

第四条  
1.  本会的宗旨是通过组织开展各类活动,增进在日中国人、日本人及其他国籍校友之间的交流与团结,为在日校友提供与日本社会各界交流以及同母校交流的机会,为促进中日两国人民的友好、提高在日华人校友的社会地位和维护母校荣誉贡献力量;
2.  本会同时部分承担母校与日本交流的窗口工作。
 
第五条  
本会在遵守中日两国的法律、法规和政府规定及尊重中日两国的风俗习惯和社会道德标准的前提下,本着“团结、务实、民主、责任”的原则进行组织运营。 
 
 
第二章  活动范围和流程 
 
第六条 本会开展活动的范围: 
1.  开展在日校友之间的学习、工作和生活信息交流活动; 
2.  促进在日中国人校友和日本人校友及其他国籍校友间的交流和沟通工作; 
3.  与日本各界团体法人或个人一起举办的各类学术文化友好交流活动;   
4.  开展与母校或中国国内校友之间的各类交流活动; 
5.  校友会内外包括同其他校友会一起举办的各类联谊活动; 
6.  各类体育文化娱乐活动。
 
第七条 校友会开展活动流程: 
本会实行理事会领导下的会长负责制,会长任命常务副会长、事务局长、常务理事的人选,组成常务理事会。
1.  校友会活动的具体运营由会长指导下的常务理事会负责;
2.  常务理事会通过年度活动计划和财务预算制作具体活动方案和预算;
3.  常务理事会在事务局成员协助下组织会员协同有关人士具体实施;
4.  遇紧急情况时听从会长指挥,会长因故不能行使职责时由常务副会长、事务局长、常务理事的顺序负责;
5.  活动结束后事务局进行总结并经会长同意后向全体会员公布总结报告。
 
 
第三章  会员 
 
第八条 本会会员分为正会员和准会员。
正会员须具备以下第1、2、3款的所有条件: 
1.  本人曾经或现在为在北京大学(包括西南联合大学、燕京大学、中法大学、北京医科大学和院系调整时并入北京大学的其他高等学校)的学生或教职工,自愿加入本会者; 
2.  常年居住或工作在日本,或本人居住在中国而经常往返于中日之间者; 
3.  拥护并遵守本会章程,按规定缴纳会费并参加本会活动者;
4.  凡满足第1、2款而没有满足第3款者(即没有缴纳会费的社会人校友),称为准会员。

第九条 入会程序: 
1.  本人出示有关证明(毕业证、结业证、肄业证、工作证、聘书等;只有入学通知书等不可作为证明)向本会提出入会申请; 
2.  由校友会事务局对资料核实后登记入会;
3.  登记内容包括姓名、性别、出生年月、入学与毕业年份、所学专业、现工作单位、联络方式等。 

第十条 会员义务
1.  遵守本会章程; 
2.  执行本会作出的决议,遵守本会制定的纪律;
3.  在自愿接受委托的情况下,完成理事会委办事项;
4.  维护北京大学和本会的权益和名誉,发现违背本会宗旨,损害本会声誉或妨害校友会正常运营的现象时向事务局报告;
5.  本会实行年会费制度。社会人校友会费为3000日元/年;大学、硕士、博士等全日制学生校友可免除缴纳会费;
6.  不以会员名义介入日本政治、社会问题;
7.  未经本会常务理事会许可不得以校友会的名义或以校友会内的职务从事与校友会无关的活动,包括但不限于发表著作或文章,在网络或电视等媒体上发表言论等;
8.  以校友会的名义参加会外活动时,须预先获得常务理事会的批准;
9.  未经本会常务理事会许可,不得在校友会专属媒体(包括但不限于校友会邮件群、微信群等)内从事其他组织的宣传推介活动以及其他商业行为等;
10. 及时更新工作单位,联系方式等会员信息。

第十一条 会员权利
1.  参加本会组织的各项活动;
2.  只有正会员才拥有选举权、被选举权和表决权;准会员无选举权、被选举权和表决权,但可参加校友会的活动;
3.  监督校友会的工作,提出建议或批评;
4.  在校友会网络上自由发表有益于校友之间交流的言论;
5.  退会权。

第十二条 会员资格的暂停或取消
对违背本会宗旨,损害本会声誉或妨害校友会正常运营的行为,理事会须在确认后迅速对该行为进行制止,对相关会员予以警告;必要时召开理事会对相关人员的会员资格予以暂停或取消,并保留追究法律责任(包括但不限于赔偿损失)的权利。  
 
  
第四章  组织机构 


分会 
第十三条 本会设立医学部校友会分会、关西分会、筑波分会等分会组织。根据需要,经理事会批准,可以新设其它分会组织。

第十四条 本会的分会组织接受本会理事会的领导。各分会的会长由各分会选举产生,并报本会理事会的批准。

第十五条 各分会组织可推荐一名代表,经理事会选举提名委员会同意,成为下一届理事的候选人;也可由理事会指定理事成员分管各分会的工作。医学部分会选出的代表同时自动成为本会的理事兼副会长。



理事会 
第十六条 理事会作为全体正会员选举出的代表机构,拥有决议权,对全体正会员负责;

第十七条 理事会成员的产生
1.  理事会成员需具有广泛代表性,人数为不少于11名,由当年拥有选举权的正会员投票选举产生。
2.  理事候选人原则上由上一届理事会推荐,也可由会员自荐。自荐候选人需要10%以上的正会员实名推荐才有候选人资格。
3.  理事候选人应该是在校友会事务局为校友会活动做过贡献的,或者在社会上有一定影响力,热衷于校友会工作的校友。如发现候选人有犯罪前科或履历造假等不良行为,将立即取消候选人资格,上任者立即予以罢免。
4.  理事候选人必须是正会员。 

第十八条 理事的任期: 
1.  理事任期为四年,期满改选,可连任; 
2.  现任理事会成员由于各种原因离职时,可每年12月份补选新理事,新理事的任期与其他理事会成员一致。

第十九条 理事的义务:
1.  理事必须严格遵守本章程的规定,维护校友会的荣誉,积极参与校友会的各项活动,并保障一年内至少组织或参加两次以上的校友会活动。如理事成员违反本条规定时,理事会有权取消其理事资格。
2.  理事必须出席理事会,一年内连续二次以上(含二次)不出席理事会者,理事会有权取消其理事资格。

第二十条 理事会的职责: 
1.  修改并通过校友会章程;
2.  审核通过对校友会年度活动计划和预算执行情况报告;
3.  选举和罢免会长; 
4.  罢免副会长、常务理事和理事等职务; 
5.  根据理事会财务规定,需要理事会进行表决的事项;
6.  决定其他重大事宜。 

第二十一条 理事会的召开及决议: 
1.  理事会原则上每半年召开一次,要求理事必须到场出席;因为客观条件实在不能出席者,可以经会长同意委托其他理事代为出席议事并表决; 
2.  理事会的召集原则上由会长召集,会长不在时按常务副会长、事务局长、常务理事的顺序召集; 
3.  理事会会议的召开需要超过2/3的理事出席才为有效。理事会负责对有关校友会的各项事宜展开讨论,并形成决议。任何理事均可向理事会提交有关校友会各项事宜的议案,理事会对提案开展讨论,并形成决议;
4.  理事会决议的具体产生方式如下:
   a、理事会在表决时,实行每位理事1票,少数服从多数的原则;
   b、理事会对决议的表决方式包括电子方式,比如邮件、微信等具备文字记录的电子工具;
   c、理事会在表决时,理事成员的投票包括赞成、反对、弃权三个选项,其中弃权为无效票,赞成和反对为有效票;
   d、对任何一项决议的表决,有效票超过2/3的情况下,该表决为有效表决;反之则为无效表决,无效表决的决议认定为不通过;
   e、在有效表决的情况下,赞成票超过有效票1/2的情况下,该表决为通过;反之则为表决未通过。
5.  理事会会议记录向全体会员公开。 
 
 
常务理事会
第二十二条 常务理事会的构成及会议:
1.  校友会的日常运营实行会长指导下的常务理事会负责制;常务理事会负责校友会的日常运营和决策;
2.  常务理事会由会长、常务副会长、常务理事、事务局长构成;原则上不超过理事会人数的一半;
3.  常务理事会议根据需要可以随时召集。
4.  常务理事会根据需要定期向理事会提交工作报告。

会长
第二十三条 会长为本会的法定代表人,对校友会负全部责任。 
 
第二十四条 会长必须为现任理事会成员,由理事会选举产生;会长候选人必须满足以下全部条件:
1.  拥有北京大学全日制学士、硕士或博士学位之一者;
2.  从2016年1月起,连续担任过一届完整任期的校友会理事或监事职务者(不含名誉职务者);
3.  热心于校友会公益事业,为校友会活动做出过显著贡献者。
 
第二十五条 会长任期为四年,可连选连任。

第二十六条 会长的职责
1.  任命副会长、常务副会长、常务理事和事务局长;
2.  召集并主持理事会、常务理事会;
3.  公布校友会重大活动和决议;
4.  指导事务局执行校友会年度活动计划和预算; 
5.  代表校友会出席对外重大活动、 签署有关重要文件; 
6.  检查理事会各项决议的执行情况;
7.  处理其它日常事务。

副会长
第二十七条 副会长的产生与职责:
1.  副会长为理事会成员,由会长任命产生;医学部校友分会推荐的理事成员自动成为本会的副会长。
2.  副会长协助会长的工作;
3.  会长因故无法履行职责时,常务副会长代行会长职责。
 
事务局
第二十八条 事务局是各项决议的执行机构,接受理事会和监事的监督,主持校友会日常工作和办理具体事务。 
 
第二十九条  事务局设事务局长一名,副局长若干名。事务局长由会长在理事中选出并任命,并自动成为常务理事。经会长同意,事务局长任命副局长以及若干名事务局常设成员。
 
第三十条 根据需要,事务局下设就职支援小组,文体活动小组,新生管理及生活互助小组,日本人校友和社会人校友服务小组,会员管理及入会审查小组,财务管理小组,校友会基金筹款和管理小组,网站/邮件修改和管理工作小组,对外交流小组等。 
 
第三十一条 事务局的职责: 
1.  根据理事会意见制定章程修改草案; 
2.  根据理事会意见制定年度活动计划和预算草案; 
3.  在会长指导下执行年度活动计划和预算,组织开展校友会各项活动; 
4.  在校友会活动结束后做总结,经会长同意后向会员报告; 
5.  与校友会会员、校友总会、其他校友会及社会各界进行联络; 
6.  审核校友的入会申请及退会申请,办理相应手续; 
7.  制作、公布(公布的内容范围另定)、更新、管理校友会会员名单; 
8.  管理校友会邮件组、网站等校友会交流平台; 
9.  管理校友会会费和经费; 
10.  各部门根据需要制定内部措施和做相应人事调整,按照分工处理日常事务;
11.  处理其它日常事务。 
 
第三十二条 事务局长的职责: 
1.  召集和主持事务局的会议; 
2.  领导和协调事务局各部门的工作; 
3.  经会长同意决定事务局的人事变更; 
4.  在事务局讨论基础之上决定开展活动时的人员分工; 
5.  检查事务局成员的工作; 
6.  向会长汇报事务局的工作情况。 
 
第三十三条 事务局副局长协助事务局长工作。 



监事 
第三十四条  本会设监事1名,由当年的正会员选举产生。 
 
第三十五条 监事职责: 
1.  监督理事会,常务理事会的运营;
2.  监督校友会的财务状况; 
3.  监督会长、副会长、常务理事、事务局长和其他理事会成员遵守有关法律法规和本会章程; 
4.  对本会会员的违法违纪行为提出处理意见,提交理事会通过并监督其执行;
5.  对会员针对理事会及事务局违反本章程行为所提出的举报,有权进行相关事实调查;对理事会成员违反本章程的行为,在事实清楚,证据确凿的情况下,监事可以在理事会中向当事人本人提出劝诫;如仍不改正可建议理事会对其做出惩戒决议;如理事会拒绝做出惩戒决议时,监事可以监事的名义向全体会员进行公告。

第三十六条 监事的义务:
1.  监事必须严格遵守本章程的规定,维护校友会的荣誉,积极参与校友会的各项活动,并保障一年内至少参加两次以上校友会的活动;
2.  监事必须每年至少一次以上列席理事会会议;监事不得委托他人代理列席理事会议。
 
第三十七条 监事有下述权利: 
1.  列席理事会和常务理事会; 
2.  旁听事务局的会议,索取有关资料; 
3.  查看校友会的帐目。 



名誉职务
第三十八条 本会经会长提名,理事会同意,可设置名誉会长、顾问、特聘理事、北大之友等名誉职务。名誉职务不享有理事会表决权。

第三十九条 会长退职之后自动成为名誉会长。


第五章  选举、罢免及除名 


选举
第四十条 提名委员会由常务理事会和监事共同组成,负责提出理事候选人和监事候选人名单,并对理事候选人的资格进行审核。  

第四十一条 理事候选人资格:参照第四章第十七条第4款。

第四十二条  选举委员会由部分不再进入候选人的理事、监事及部分正会员代表组成。选举委员会负责理事会选举的具体事宜。


罢免
第四十三条 根据本章程第四章第十七条第4款以及第四章第十九条的规定,理事会在对事实进行充分调查的前提下,可以罢免理事会成员资格,并将调查结果进行存档,也可酌情向全体会员公开调查结果。

第四十四条 经过1/3以上正会员的联合提案,并经全体正会员的表决获得2/3以上正会员同意的情况下,可以罢免理事会成员。


除名 
第四十五条 当发现本会会员不符合本章程第三章第八条第1款,第十条第6款、第7款、第9款;当本会会员符合第三章第十二条的规定时,经理事会确认,即刻给予除名。

第四十六条 在其它情况认为有必要给予除名时,经理事会有效表决通过,给予除名。 

 
第六章  财务 


第四十七条  经费来源:
1.  校友会费和捐赠; 
2.  社会捐赠; 
3.  委托校友会基金会募集活动经费;
4.  在开展校友会活动或提供服务中产生的收入;  
5.  银行存款利息; 
6.  其他合法收入。

第四十八条 本会经费用于本会章程规定的活动范围和校友会的发展,不在会员中分配。 

第四十九条 本会建立严格的财务管理制度,保证会计资料合法、真实、准确、完整;财务状况由
事务局整理并及时向理事会报告。重要内容要在网上公开,接受校友监督。
  
第五十条 本会经费支出按照理事会通过的年度活动计划的预算框架进行。 

第五十一条 本会的财务细则由理事会另行规定。


第七章  附则 
 
第五十二条 本章程用中文书写而成,以中文版本为正本,正式具有法律效力。

第五十三条 本章程由本会会长和常务理事会负责解释。 
 
第五十四条 本章程的修改原则
本章程正式生效后,今后需要修改时,需经理事会全体成员一致表决通过方可对本章程进行修改。修改的内容经过理事会全体成员一致表决通过之后,面向全体正会员公示1个月,接受正会员的询问和修改建议。在此基础上理事会形成第二修改案,正式提交全体正会员进行表决,在反对票不超过全体正会员总数的1/3的条件下,本章程修改案方可正式生效。

第五十五条 本章程草案于2015年 8月 1日理事会审议通过,并于2015年 月 日至2015年 月 日在全体正会员中进行公示,修改案于2015年 月 日理事会审议并正式表决通过,于2016年1月 1日起正式生效。