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北京大学日本校友会2014-2015届理事会第1次全体会議决议纪要

北京大学日本校友会2014-2015届理事会第1次全体会議

决议纪要

时间

20141191400-1800

地点

新宿センタービル3F

出席者

理事:刘甚秋 舒尚斌 佐佐木芳邦 大梧美代子 周游 陆兴 梁敏玲

郑黄燕 吉永惠 刘超 卞恒沁 张鹏 陈龑 王熙威 (理事全员出席)

监事:韦嵥

整理人

王熙威,陆兴

 

一、关于校友会理事会的定位及其召开、提案、和表决方式的决议

1、 鉴于现有校友会章程草案的不完善之处较多,理事会决议首先明确理事会的定位,确定理事会召开的原则,提案的流程,以及对决议表决的方式;

2、 理事会作为校友大会选举出的代表机构,在校友大会闭会期间作为校友大会的实际执行机构,拥有决议权,对校友大会负责;

3、 理事会会议的正式召开需要超过2/3的理事出席才为有效。理事会负责对有关校友会的各项事宜展开讨论,并形成决议。任何理事均可向理事会提交有关校友会各项事宜的议案,理事会对提案开展讨论,并形成决议;

4、 理事会决议的具体产生方式如下:

a、 理事会在表决时,实行每位理事1票,少数服从多数的原则;

b、 理事会对决议的表决方式包括电子方式,比如邮件,微信等具备文字记录的电子工具;

c、 理事会在表决时,理事成员的投票包括赞成,反对,和弃权三个选项,其中弃权为无效票,赞成和反对为有效票;

d、 对任何一项决议的表决,有效票超过2/3的情况下,该表决为有效表决;反之则为无效表决,无效表决的决议认定为不通过;

e、 在有效表决的情况下,赞成票超过有效票1/2的情况下,该表决为通过;反之则为表决未通过。



二、关于校友会会长,副会长,事务局长等职务的选举方式及结果

1、 鉴于校友会现有章程的不完善以及之前有关选举规则的的漏洞之处较多,本次理事会确定有关选举的决议为最终决议,理事会推举的会长,副会长,事务局长等人选作为最终人选;

2、 理事会全体成员尊重郑剑豪先生的个人意愿,一致确认其辞去本届理事会理事职务;

3、 理事会决议本届理事会不设理事长及常务理事职务;

4、 理事会提名刘甚秋为校友会会长唯一候选人,并全票同意刘甚秋担任校友会会长职务;

5、 理事会经讨论,决议设置3名副会长,其中一名副会长兼任事务局长;

6、 理事会提名陆兴为事务局长兼副会长的唯一候选人,并一致同意陆兴担任校友会事务局长兼副会长;

7、 理事会通过投票决议王熙威,舒尚斌为副会长;

8、 理事会通过投票决议郑黄燕,卞恒沁为事务局副局长,并决议增设一名事务局副局长,由事务局长提名事务局内部的非理事校友,并经理事会批准后正式生效;



三、关于校友会财务及其他相关制度的决议

1、 校友会实行财务公开,每三个月将最新的财务状况公开到校友会网站,接受全体校友的质询;

2、 校友会举办各类活动,产生活动经费的,需提前向理事会全体通报,并得到理事会授权批准;

3、 校友会活动经费的支出,5万日元之内(含5万日元)由事务局长负责审核,10万日元以内由会长负责审核,且需要在审核同时向理事会全体通报;

4、 理事会召开会议的就餐费用,一律自付,不使用校友会的公款;

5、 校友会实行实名注册制,校友会全体成员在内部公开校友真实姓名,院系,入学年级这三项基本信息。校友会严格保护全体成员的隐私,不公开除上述三项基本信息之外的任何个人信息;

6、 理事会决议成立专门的章程修改小组,尽快完善校友会章程,并公布给全体校友,广泛听取全体校友的意见,最终确定校友会章程;

7、 北京大学方面同意授予北京大学日本校友会母校校旗,但是对于校旗的使用有具体的规定,本理事会决议遵守该规定,按照该规定的要求规范使用母校校旗;

8、 理事会决议校友会需设立一处固定的办公场所,便于外校兄弟单位或在日其他团体组织与校友会的联系。



四、关于上届校友会相关工作交接的决议

1、 理事会认为上届校友会事务局全体成员对校友会的发展做出了重大贡献,尤其是事务局的各位学生校友,牺牲了个人休息时间,为校友会各项大型活动的举办以及百人传的编辑和出版付出了时间和汗水,在此特别表示感谢。

2、 前任会长佐佐木先生对上届理事会的工作做了总结汇报,在肯定了多项成绩的前提下,也指出了工作中出现的问题和不足。

3、 佐佐木主动提出辞去本届理事会理事,理事会确认其辞去本届理事会理事职务;

4、 理事会一致同意聘请佐佐木先生担任校友会顾问,对理事会的工作提供意见和建议,任期一年,2015年初经理事会确认无异议后再行续聘;

5、 理事会一致同意由大梧美代子理事继续负责百人传日本版项目的善后工作,并一致同意增印《今こそ伝える日中100人》一书,增印数量具体与出版社协商,增印时不印刷北京大学日本校友会组织架构图,增印的全部成本由出版社承担,校友会对增印部分的图书销售收入收取10%的版税;

6、 理事会决议不以北京大学日本校友会的名义出版百人传的中文版,鉴于百人传中文版的版权目前不属于本校友会,因此理事会不反对其他个人或团体向出版社购买中文版版权,并以个人或其他团体名义出版。



五、关于校友会未来运营方针的声明

刘甚秋会长代表新一届理事会,对校友会的未来运营方针做出如下声明:

1、 团结:互相谅解,尊重前辈。在总结过去经验教训的基础上,停止对过去的事情做过多的争论,团结一致向前看。

2、 务实:以校友为本,不给学生校友增加负担。刘甚秋会长代表理事会承诺,本届理事会期间学生校友参加迎新会忘年会等活动全部免费,并对其他学生层面组织的各类文体活动给予一定经济支持。在兼顾学生校友以及社会人校友意见的基础上,可以举办一定的大型活动,但要避免政治活动。活动的目的,应该是促进北大校友融入日本社会。

3、 民主:在理事会内部采取民主决策的方式来通过决议,并通过财务公开,决议公开的方式,保证全体校友的知情权;在校友大会层面,广泛听取并尊重多数校友的意见;

4、 责任:每位北大校友都要尽力避免及阻止有损北京大学声誉的行为。新一届理事会承诺不利用校友会从事政治活动,不利用校友会从事经商活动,不把北大校友会头衔印在公司名片上。理事要承担理事的责任,同时呼吁校友也要承担校友的责任。决议建立捐款机制,刘甚秋会长首先为校友会捐款100万日元,理事会其他成员亦同意为校友会捐款,数额不等,并同时呼吁其他校友积极为校友会捐款,数额不限。


【完】
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